Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Mała Księgowość

Pytanie: Co oznaczają poszczególne statusy wysyłki plików JPK w "Rejestrze wysłanych dokumentów"?

Odpowiedź: Poniżej wyjaśniamy znaczenie statusów wysyłki plików JPK, które mogą się pojawić w "Rejestrze wysłanych dokumentów" w programie Mała Księgowość:

Rozpoczęto sesję przesyłania plików (kod 100).
Taki status informuje jedynie, że sesja wysyłki pliku JPK została rozpoczęta w programie, jednak plik JPK nie został w ogóle wysłany, prawdopodobnie z powodu jakiejś zapory sieciowej po stronie komputera. W tej sytuacji można spróbować wyłączyć program i uruchomić go ponownie w trybie Administratora (czyli kliknąć prawym przyciskiem myszy na skrócie do programu i wybrać "Uruchom jako Administrator"), a następnie jeszcze raz wysłać JPK.

Sesja została poprawnie zakończona. Dane zostały poprawnie zapisane. Trwa weryfikacja dokumentu (kod 120).
Taki status oznacza, że plik JPK został wysłany z programu do systemu Ministerstwa Finansów i oczekuje na weryfikację. W tym przypadku należy ponownie sprawdzić status za jakiś czas. Taki status może się utrzymywać do kilku godzin w przypadku obciążenia serwera.

Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO. (kod 200).
Plik JPK został poprawnie złożony i program odebrał Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W celu pobrania UPO należy zaznaczyć tę pozycję i kliknąć przycisk Drukuj UPO znajdujący się poniżej, a następnie wybrać jedną z dostępnych opcji: wydruk lub zapis do PDF.

Nieprawidłowy numer referencyjny. (kod 300).
Taki błąd może się pojawić w sytuacji, gdy Użytkownik dodawał ręcznie dokument do "Rejestru wysłanych dokumentów" poprzez funkcję Dodaj dokument. Należy się upewnić, że wpisywany numer referencyjny jest poprawny i kompletny.

Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD. (kod 401)
Plik JPK zawiera jakiś błąd formalny - np. nie zostały wypełnione wszystkie wymagane pozycje lub jakieś dane mają niewłaściwy format.
W takiej sytuacji Użytkownicy posiadający ważne aktualizacje mogą przesłać nam ten plik JPK do weryfikacji na adres pomoc@pakietprzedsiebiorcy.pl.

Dokument z odwołanym certyfikatem. (kod 405)
Należy sprawdzić czy e-podpis nie utracił ważności lub - jeśli był wznawiany w ostatnim czasie - czy podczas wysyłki pliku wskazany został nowy certyfikat.

Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą. (kod 406)
Certyfikat podpisu elektronicznego został wydany przez centrum certyfikacji nieobsługiwane przez system e-Deklaracje lub wymagana jest aktualizacja certyfikatu.

Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie. (kod 408)
Serwer Ministerstwa podjął kilkukrotną próbę przeprowadzenia formalnej weryfikacji zakończoną negatywnie. Na skutek pojawienia się błędu, którego system nie może zakwalifikować do znanej mu kategorii, dokument jest uznany za nieprawidłowy bez możliwości wskazania jednej przyczyny błędu.
W takiej sytuacji należy sprawdzić konfigurację e-podpisu i ponownie wysłać JPK.

Weryfikacja negatywna - w systemie jest już złożona identyczna deklaracja VAT. (kod 411)
Taki status oznacza, że Identyczna deklaracja (plik JPK z deklaracją) została już wysłana do systemu i nie jest możliwe jej ponowne złożenie. Należy sprawdzić czy poprzednia wysyłka jest odnotowana w "Rejestrze wysłanych dokumentów" - jeśli tak, to sprawdzić jej status. Jeśli wcześniejszej wysyłki nie ma w "Rejestrze...", a Użytkownik zachował numer referencyjny, to może go wpisać klikając przycisk Dodaj dokument.
W przypadku konieczności przesłania kolejnej deklaracji (pliku JPK_V7) za dany okres rozliczeniowy, należy zaznaczyć opcję „Korekta" w pozycji „Cel złożenia formularza".

Weryfikacja negatywna - błąd w danych autoryzujących. (kod 419)
Dane autoryzacyjne nie są identyczne z danymi zgłoszonymi w Urzędzie Skarbowym. Najczęstsze błędy to:
- wpisanie w polu "Nazwisko i imię" najpierw imienia, a potem nazwiska (ważne jest zachowanie prawidłowej kolejności)
- błąd literowy w imieniu lub nazwisku
- błąd w numerze NIP
- podanie niewłaściwej kwoty przychodu. W 2023 roku należy podać przychód za 2021 rok - musi to być łączna kwota przychodu z deklaracji rocznej, niezaokrąglona (z groszami po przecinku), bez przychodu małżonka, jeśli było to wspólne rozliczenie.

Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania dokumentu. (kod 420)
Wymagane jest upoważnienie podatnika do wysyłki dokumentu w jego imieniu. Takie upoważnienie na druku UPL-1 podatnik powinien złożyć w swoim Urzędzie Skarbowym.

Weryfikacja negatywna – dokument złożony z użyciem danych autoryzujących może złożyć wyłącznie podatnik, będący osobą fizyczną. (kod 422)
Jeśli dokument jest wysyłany przez podatnika będącego osobą fizyczną, należy sprawdzić czy w pliku JPK zostały poprawnie wpisane dane osoby fizycznej. Jeżeli są tam dane firmy, należy w programie otworzyć okno Konfiguracja programu - Właściciele i uzupełnić lub poprawić dane właściciela. Następnie ponownie utworzyć JPK_V7, przeliczyć go przyciskiem Przelicz formularz, sprawdzić poprawność danych podatnika i jeszcze raz wysłać plik.